Facebook
Bejelentkezés dátuma:
Éjszakák száma:

Konferenciák, céges rendezvények szervezése – III.

Tapasztalattól függően okozhat számunkra kisebb vagy nagyobb fejtörést, ha egy rendezvény szervezését kaptuk feladataként. Ez a cikksorozat – a teljesség igénye nélkül – próbál segítséget nyújtani, hogy milyen feladatok várnak ránk egy rendezvény szervezése során - mire kell nagyon figyelni, és ha esetleg valamit elrontottunk vagy elfelejtettünk, akkor hogyan korrigálhatunk. A cikksorozat első része ide kattintva olvasható, a második pedig itt található. A harmadik részben pedig, ahogy ígértük, a meghívókról és a program összeállításáról lesz szó.  

 


Meghívó küldése, mikor, kinek és hogyan

Ma már nagyon kevés olyan esemény van, amire postán kiküldött papír alapú meghívót készítenek. Sokkal egyszerűbb és hasznosabb az elektronikus úton történő meghívás. Nem beszélve a praktikus okokról: ha emailen küldjük a meghívót és beleillesztjük a regisztráció linkjét, akkor néhány perc alatt meg is történhet a jelentkezés és további teendőnk ezzel gyakorlatilag nincs. Míg a papír alapú meghívónál a visszajelzést telefonon kell megtenni, vagy keresgélni azt a webes felületet, ahol jelezhetjük részvételi szándékunkat. Ez sokkal kényelmetlenebb a jelentkező számára, nem beszélve arról, hogy ha éppen nem áll módjában visszajelezni, akkor a feledés homályába merülhet az eseményünk, s így elveszíthetünk egy résztvevőt.

 

Természetesen az elektronikus meghívónak is vannak hátrányai, hiszen lehet, hogy a címzett figyelmen kívül hagy egy fontosabb meghívót, mert kéretlen tartalomnak gondolja és egy mozdulattal a lomtárba helyezi azt. Ezt elkerülendő, érdemes utánkövetést alkalmazni, vagyis a meghívást többször megismételni, adott esetben, ha nem kapunk határidőig visszajelzést, akkor telefonon is értesíteni az eseményről. Az utánkövetés azért is nagyon lényeges, mert az is előfordulhat, hogy meg sem érkezik az email a címzetthez. (Ezt úgy is kiküszöbölhetjük, hogy visszaigazolót kérünk arról, hogy a címzett elolvasta a meghívónkat.)

 

Ügyeljünk arra, hogy időben, akár hónapokkal a tervezett rendezvény előtt kiküldjük a meghívót. Azért lényeges ez, mert, - főleg ha több napos konferenciáról beszélünk -  a résztvevőnek ehhez az eseményhez kell igazítania naptárát. Nemzetközi eseményeknél, ahol esetleg repülőjegyet is szükséges foglalni, érdemes a meghívó előtt egy úgynevezett „save the date” emailt is kiküldeni. Ebben röviden tájékoztatjuk a meghívottakat az eseményről és az időpontról. Ez akár két-három hónappal a tervezett időpont előtt is történhet.

 

A tényleges meghívóban aztán szükséges minden információt megadni az időpontról, a részletes programról. Itt van lehetőség arra is, hogy a résztvevők különleges igényeiről érdeklődjünk. Például az ételallergiáról, vegetáriánus étkezésről (ezekről a második részben volt szó).

A meghívó legyen esztétikus, szépen megfogalmazott, helyesírási hibáktól mentes. Kiküldés előtt teszteljük, hogy levelünk szépen mutasson minden elektronikus eszközön (telefon, tablet, asztali gép stb).

 

Ha ajánlatot szeretne kérni céges rendezvényre, kérem kattintson ide!

 

A programok

Szervezőként változó, hogy mennyi beleszólásunk lehet egy adott rendezvény programjába. Annyit azért próbáljunk elérni, hogy a kávészünetek és az ebédszünet megfelelő hosszúságú legyen, hogy jusson idő a személyes szükségletekre, illetve beszélgetésekre is. Nagyobb rendezvényeknél, nagyobb létszámú résztvevő esetén ügyeljünk a kiszolgálóhelyiségek mennyiségére (pl. mosdók száma), ehhez igazítsuk a kávészünetek hosszát is.

Az esti programoknál a lényeg, hogy a résztvevők kikapcsolódhassanak a napi munka vagy tanulás után. Legyen könnyed hangulatú, pihentető, ha van rá mód, akkor akár alternatívákat is ajánlhatunk. Például, ha valakinek nincs kedve a koktélpartyhoz, akkor legyen lehetősége akár egy rövidebb esti közös sétára a szabadban.

 

 

 



Legfrissebb híreink
A karácsonyi időszak elég stresszes tud lenni, aminek köszönhetően nem tudunk minőségi időt tölteni a szeretteinkkel. Érdemes ezért kiszakadni az ünnepek eljövetelével a megszokott környezetből, és egy vidéki helyszínen élvezni...
Senki sem tud ellenállni egy kiscicának, kiskutyának vagy akár egy póninak. Azonnal szeretnénk megsimogatni, a közelében lenni, etetni,...
Lassan vége a nyaralásnak, kezdődnek ismét a dolgos hétköznapok. Tele élményekkel, kicsit szomorkásan hagyjuk magunk mögött az elmúlt...
Nyári étlapunk legkedveltebb fogása vitathatatlanul a tejszínes gyümölcsleves. Vendégeink kortól függetlenül rajonganak érte,...
Zichy Park Hotel

 

Elérhetőség

Cím: H-7043 Bikács-Kistápé LigetCím: H-7043 Bikács-Kistápé Liget

Telefonszám Telefon: KATTINTSON

© 2013 - 2018 Zichy Park Hotel Honlapkészítés, webdesign: Expedient | Marketing tanácsadás, keresőoptimalizálás: Marketing Professzorok