Bejelentkezés dátuma:
Éjszakák száma:

Konferenciák, céges rendezvények szervezése - I.

Tapasztalattól függően okozhat számunkra kisebb vagy nagyobb fejtörést, ha egy rendezvény szervezését kaptuk feladataként. Ez a cikksorozat – a teljesség igénye nélkül – próbál segítséget nyújtani, hogy milyen feladatok várnak ránk egy rendezvény szervezése során - mire kell nagyon figyelni, és ha esetleg valamit elrontottunk vagy elfelejtettünk, akkor hogyan korrigálhatunk. A sorozat első részében a megfelelő időpont és helyszín kiválasztásáról esik szó.

 


Az időpont kiválasztása

Az időpont kiválasztásánál sok szempontot kell figyelembe venni. Ha céges vagy bármilyen szakmai rendezvényről van szó, akkor természetesen hétköznapra tegyük az eseményt, hiszen a résztvevőknek ez a munkájuk és valószínűleg a hétvégéjüket nem szívesen áldozzák erre.

Ha csapatépítő rendezvény megvalósításán dolgozunk, akkor már nem ilyen egyszerű a helyzet. Figyelembe kell venni a rendezvény célját: tartalmaz-e szakmai megbeszéléseket, workshopokat, tréninget, vagy sem. Ha az összejövetel célja kizárólag a kellemes együttlét, közös játék és szórakozás, akkor esetleg elvárhatjuk a részvevőktől, hogy a hétvégéjükből egy darabkát a cégre szánjanak – pl. csütörtöki kezdés és szombat reggeli távozás. Ellenkező esetben ezeket az eseményeket is inkább tegyük hétköznapra.

Ha a vezetőség nem határozza meg pontosan a rendezvény idejét, akkor érdemes végiggondolni, hogy az adott konferenciát vagy céges eseményt a január-februári időszakra tegyük. Ekkor jó eséllyel találunk megfelelő helyszínt, megfelelő áron a szállodákban, hiszen turizmus szempontjából ez holtidőszak. Meg fogjuk látni, hogy ha ezt az időszakot választjuk, akkor sokkal több figyelmet kapunk majd a hotel részéről, mint egy tavaszi-nyári, de akár őszi időszakban, amikor az adott szálloda forgalma egyébként is nagy, az alkalmazottak pedig túlterheltek.

 

A helyszín kiválasztása – együttműködés a szállodával

A helyszín kiválasztásánál az egyik elsődleges cél, hogy a hotel, ahol az eseményt bonyolítjuk, együttműködő és felkészült legyen. Legyen egy közvetlen kapcsolattartó a rendezvény teljes ideje alatt, akit bármikor el tudunk érni, ha előre nem látott problémát kell megoldani. Ha van már tapasztalatunk rendezvényszervezésben, akkor pontosan tudjuk, hogy hiába van minden megtervezve, leírva és elmondva háromszor, a részvevők olyan helyzeteket tudnak produkálni, amire előre nem lehet felkészülni, még sokéves tapasztalattal a hátunk mögött sem.

Egy gyakorlott szervező számára teljesen természetes, hogy a táskájában legalább háromféle, különböző hatóanyag tartalmú fájdalomcsillapító lapul és akkor sem esik kétségbe, ha hirtelen egy külön szobát kell biztosítani egy kismama számára, hogy gyermekét nyugodtan megetethesse. Emellett rezzenéstelen arccal varrja vissza az előadó leszakadt inggombját a kávészünetben, szintén egy külön teremben, amit a hotel biztosít számára. Ezek a hirtelen felmerülő problémák azonnali megoldásokat követelnek, ehhez pedig teljes együttműködésre lesz szükségünk a hotel dolgozói részéről.

 

Főváros vagy vidéki konferencia helyszín?

Budapesten rengeteg helyszínt találunk, ami alkalmas lehet egy ilyen esemény megrendezésére. Azonban a viszonylag magas árak és a főváros természetéből fakadó „nyugtalanság”, nyüzsgés, nem biztos, hogy minden esetben jó megoldás. Ha azt szeretnénk, hogy a résztvevők az esemény utáni köszönő levelükben elmondják nekünk, hogy mennyire élvezték a konferenciát, akkor érdemesebb jobban körülnézni a konferenciahelyszínek között, akár vidéken is. Manapság már nem túl nagy feladat és költség egy busszal vagy autóval kicsit távolabbra vinni a résztvevőket, nyugodtabb, vidéki helyszínekre.  Ha hisszük, ha nem, a résztvevők elégedettségét ugyanolyan mértékeben határozzák meg a konferencia technikai és kényelmi feltételei, mint maga a szakmai rész.

 

Épületen belüli feltételek

Mielőtt kiválasztjuk a helyszínt, feltétlenül menjünk el oda, próbáljuk ki a székeket, vegyük szemügyre a terem természetes és mesterséges megvilágítását. A hosszabb konferenciák esetén (de akár egy egész napos esetén is) nagyon kell figyelnünk, hogy a résztvevők komfortosan érezzék magukat. Az olyan helyszíneket preferáljuk, ahol a terem természetes megvilágítást kap, mely a résztvevők közérzetére jó hatással van, így a fent említett, táskánkban lapuló fájdalomcsillapító készletünk sem látja majd kárát.

Ha már ott vagyunk a helyszínen, kóstoljuk meg az ételeket és vegyük sorra az ételkínálatot, hogy biztosan minden résztvevő igényeinek megfelelő legyen (vegetáriánusok, ételallergiások, stb.), de ezt a témát majd a következő részben taglaljuk részletesen.

 

Ha vidéki konferenciahelyszínt keres, mely a fenti szempontokat figyelembe veszi, kérjen ajánlatot ide kattintva!

 

 



Zichy Park Hotel

 

Elérhetőség

Cím: H-7043 Bikács-Kistápé Liget

Telefon: KATTINTSON

© 2013 - 2018 Zichy Park Hotel Honlapkészítés, webdesign: Expedient | Marketing tanácsadás, keresőoptimalizálás: Marketing Professzorok